Noodsaaklikheid en implementering van ‘n dissiplinere kode en geskrewe beleide

Besigheid word bedryf in ‘n uitdagende omgewing waar elke werksplek uniek is. Werknemers vorm ‘n integrale deel van die werksomgewing en is divers in terme van persoonlikheid, verwysingsraamwerke, waardestelsels, kultuur, motivering, ensovoorts. Wangedrag in die werksplek is ʼn algemene verskynsel en kan ʼn negatiewe invloed op enige besigheid hê indien dit nie proaktief bestuur en in lyn met arbeidswetgewing hanteer word nie.

Vra die vraag

Wanneer dit nodig is om dissiplinêre stappe teen ‘n werknemer te neem is die eerste en seker belangrikste vraag wat gevra moet word, of die werkgewer ‘n dissiplinêre kode of beleid geïmplementeer het wat verband hou met die werknemer se wangedrag. Sonder bewyse hiervan, kan dissiplinêre stappe wat teen so ‘n werknemer geneem word as onregverdig en onbillik beskou word deur die Kommissie vir Versoening, Bemiddeling en Arbitrasie (KVBA) of Arbeidshof.

Artikel 3(1) van skedule 8 van die Wet op Arbeidsverhoudinge, wat handel oor ontslag, stipuleer dat alle werkgewers ‘n dissiplinêre kode behoort te hê wat die standaard van gedrag wat van werknemers verwag word uiteensit. Hierdie artikel bepaal verder dat die standaard van gedrag duidelik uiteengesit moet wees op ‘n manier wat maklik verstaanbaar is en toeganklik is vir alle werknemers.

Die toepassing van dissipline

‘n Volledige dissiplinêre kode sit die verskillende oortredings uiteen met toepaslike sanksies. Hou die volgende in gedagte:

• Dissipline in die werksplek het ten doel om gedrag aan te pas en te verbeter deur regstelling, konsultasies en waarskuwings, eerder as om ‘n werknemer te straf of te ontslaan. Ontslag moet altyd die laaste opsie wees.

• Daar is verskillende tipes wangedrag in die werksplek wat wissel van minder ernstige oortredings tot baie ernstige oortredings, wat beïnvloed word deur die werknemer se tipe werk en verantwoordelikheid, die (moontlike) gevolge van die oortreding, asook die impak van die oortreding op die werknemer-werkgewer vertrouensverhouding.

• Reëls in die werksplek is op alle werknemers van toepassing en moet die werkgewer dissipline konsekwent toepas in lyn met die dissiplinêre kode se bepalings. Alhoewel die kode dien as a riglyn, mag daar nie ligtelik hiervan afgewyk word nie en kan ‘n swaarder of ligter sanksie slegs in uitsonderlike gevalle toegedien word.

Gevallestudie

In die saak van Mushi v Exxaro Coal (Pty) Ltd Grootegeluk Coal Mine is ‘n werknemer ontslaan nadat hy skuldig bevind is aan wangedrag. Die werkgewer se dissiplinêre kode het gestipuleer dat die sanksie vir die tipe wangedrag die uitreik van ‘n finale skriftelike waarskuwing is. Die werkgewer het egter die werknemer ontslaan.

Die Arbeidsappèlhof het bevind dat al was die werkgewer se dissiplinêre kode ‘n riglyn, is die doel daarvan om ‘n mate van sekerheid en konsekwentheid te skep in die toepassing van dissipline in die werksplek. Die hof het verder aangevoer dat enige afwyking van ‘n dissiplinêre kode nie sonder goeie rede mag geskied nie en dat ‘n regverdigbare en billike rede moet bestaan waarom ‘n toegediende sanksie verskil van die voorgeskrewe sanksie in terme van die dissiplinêre kode.

Implementering van reëls: hê bewyse

Reëls word geïmplementeer deur die dissiplinêre kode, beleide en prosedures. Dit is noodsaaklik dat die werkgewer moet kan bewys dat werknemers kennis dra van die werksplek se reëls (met toepaslike sanksies) alvorens die werkgewer enige dissiplinêre stappe teen ‘n werknemer kan oorweeg vir oortredings.

Om ‘n situasie te voorkom waar ‘n werknemer kan beweer dat hy/sy nie bewus was van die werkgewer se reël(s) nie, moet die dissiplinêre kode en enige beleide of prosedures op skrif wees en die werkgewer fisiese bewyse hê dat dit aan alle werknemers gekommunikeer is. Die werkgewer kan die volgende doen:

• Implementeer ‘n bestaande of nuwe dissiplinêre kode deur middel van ‘n konsultasie met alle werknemers. Die werknemers kan vereis word om ‘n bywooningsregister te voltooi ter bevestiging dat die dissiplinêre kode aan hulle verduidelik is en dat hulle kennis dra van die inhoud daarvan.

• Bring ‘n nuwe beleid of prosedure onder die aandag van werknemers deur die beleid of prosedure per e-pos aan werknemers te stuur. Die e-pos sal dan as ‘n skriftelike bewys dien dat werknemers ingelig is en kennis dra van die inhoud daarvan.

Die oorgrote meerderheid van sake wat na die KVBA verwys word, is na aanleiding van “onbillike ontslag”, waarvan die meerderheid van hierdie sake verwant is aan wangedrag wat gelei het tot ontslag. Oor die algemeen word arbitrasiebevele wat in die werknemer se guns toegestaan word, direk gekoppel aan die werkgewer wat nie die korrekte prosedure gevolg het nie. Die KVBA kan bevele van tot 12 maande van ‘n werknemer se salaris teen die werkgewer toeken. Dis belangrik dat werkgewers die beginsels van dissipline reg verstaan en toepas ten einde onnodige KVBA-kopsere te vermy.

Contact the LWO for any advice or assistance!

Nog nie ‘n LWO lid nie? Take a look at our lidmaatskap opsies..