Elektroniese ondertekening en betekening van dokumente

Werkgewers kom dikwels situasies tee waar dit nodig word om dokumente – soos kennisgewings om verhore by te woon – op werknemers te beteken. Dit kan aanleiding gee tot verskeie uitdagings, soos gevalle waar ‘n werknemer sonder toestemming afwesig is en waar sy/haar hom-/haarself bevind onbekend is, of waar ‘n werknemer botweg weier om ‘n dokument wat aan hom/haar voorgelê word, te onderteken.

Alhoewel hierdie situasies frustrerend kan wees, word daar steeds van werkgewers verwag om wetgewing en die vereistes vir prosedurele billikheid na te kom ten einde potensiële duur gevolge te vermy indien die saak uiteindelik na die Kommissie vir Versoening, Bemiddeling en Arbitrasie (KVBA) of ‘n Bedingingsraad verwys sou word.

Die intrede van tegnologie en die ontwikkeling van die Suid-Afrikaanse reg met betrekking tot die elektroniese betekening van dokumente en regsprosesse kan, indien dit korrek toegepas word, ‘n baie nuttige hulpmiddel wees om sulke situasies in die werksplek te hanteer en ‘n eenvoudige oplossing vir hierdie frustrasies bied.

‘n Handtekening

‘n Handtekening is enige merk of stilistiese voorstelling wat ‘n persoon maak om hul naam op ‘n dokument te verteenwoordig, gewoonlik met die doel om die dokument te verifieer en aan te dui dat hulle instem daartoe om deur die inhoud daarvan gebind te wees.

‘n Handtekening kan die vorm aanneem van ‘n tradisionele handgeskrewe handtekening in ink of ‘n erkende elektroniese dataformaat. Die gemenereg en die Wet op Elektroniese Kommunikasie en Transaksies, Wet 25 van 2002 (“WEKT”) reguleer onderskeidelik die vereistes vir ‘n geldige handtekening en ‘n elektroniese handtekening.

Kragtens die gemenereg is die vereistes vir ‘n geldige handgeskrewe handtekening (met ink) soos volg:

• Teenwoordigheid van ‘n naam of merk: Die dokument moet die naam of merk van die persoon wat dit onderteken, vertoon.
• Persoonlike aanwending: Die handtekening of merk moet direk deur die betrokke persoon aangebring word, wat hul persoonlike betrokkenheid by die ondertekeningsproses aandui.
• Voorneme om te onderteken: Die persoon wat die dokument onderteken, moet die voorneme hê om dit deur middel van hul handtekening te bekragtig en sodoende ‘n doelbewuste verbintenis tot die inhoud van die dokument aan te dui.

Die WEKT definieer ‘n elektroniese handtekening soos volg:

“Data wat aan ander data verbind is, daarin opgeneem is of logies daarmee geassosieer word en wat deur die gebruiker bedoel is om as ‘n handtekening te dien.”

‘n Databoodskap word gedefinieer as:

“Data wat deur elektroniese middele gegenereer, gestuur, ontvang of gestoor word en insluit:

(a) stem, waar die stem in ‘n geoutomatiseerde transaksie gebruik word; en

(b) ‘n gestoorde rekord.”

Onderworpe aan sekere uitsonderings, erken die Suid-Afrikaanse reg elektroniese handtekeninge, mits daar voldoen word aan die vereistes van WEKT en enige ander spesifieke wetlike vereistes wat op die betrokke dokument van toepassing is.

In die werksplek

Wanneer dit in praktyk in die werksplek toegepas word om arbeidsverwante aangeleenthede te hanteer, beteken dit dat dokumente wettiglik elektronies op werknemers beteken kan word per e-pos, SMS of WhatsApp. Dit bly egter belangrik dat werkgewers steeds billike prosedures volg en aan werksplekreëls en -beleide voldoen. Hoewel dit oor die algemeen makliker is om werknemers persoonlik te hanteer, is dit nie altyd moontlik nie.

Indien ‘n werkgewer ‘n kennisgewing om ‘n dissiplinêre verhoor by te woon op ‘n werknemer moet beteken wat sonder toestemming afwesig is en nie gekontak kan word nie, mag die werkgewer die kennisgewing na die werknemer se bekende selfoonnommer of elektroniese adres stuur per SMS en/of WhatsApp, waar die inligting uitgetik word in die boodskap. Die werkgewer behoort ‘n skermdruk van die boodskap te hou wat wys dat dit afgelewer is, as bewys van betekening op die werknemer.

Elektroniese kommunikasie kan in hierdie omstandighede ook as nuttige bewys dien dat redelike stappe geneem is om die kennisgewing onder die werknemer se aandag te bring.

Uit ‘n praktiese oogpunt is dit die moeite werd om die kennisgewing per SMS te stuur, selfs al is ‘n WhatsApp boodskap of e-pos reeds gestuur, aangesien die werknemer moontlik nie ‘n WhatsApp of e-poskennisgewing ontvang nie indien hulle nie oor data of toegang tot Wi-Fi beskik nie. Werkgewers behoort bewyse van versending en, waar beskikbaar, bewyse van aflewering of ontvangs te hou – soos skermdrukke, bevestiging van aflewering, bevestiging dat die boodskap gelees is, of ander elektroniese rekords.

Weiering om te teken

Net so, indien die werknemer teenwoordig is en weier om ‘n dokument te onderteken, kan die werkgewer die werknemer se redes vir die weiering vasstel en probeer om enige bekommernisse wat geopper is aan te spreek. Indien die werknemer nietemin volhard in sy/haar weiering om te onderteken, kan die werkgewer ‘n bevoegde getuie versoek om deur middel van ‘n handtekening te bevestig dat die dokument in die getuie se teenwoordigheid aan die werknemer vir ondertekening voorgelê is en dat die werknemer geweier het om dit te onderteken. Dit skep gelyktydige bewys dat die dokument aan die werknemer voorgelê is en dat die werknemer bewus was van sowel die dokument as die proses waarvolgens dit beteken is.

‘n Afskrif van die kennisgewing of dokument wat deur die getuie onderteken is, kan dan elektronies aan die werknemer gestuur word om verder te bevestig dat die dokument of kennisgewing op die werknemer beteken is.

Dit is ook nodig om te noem dat alle LWO dokumente wat met arbeidsaangeleenthede verband hou, die werknemer se handtekening vereis. LWO dokumente maak verder voorsiening daarvoor dat ‘n getuie teken indien ‘n werknemer weier om die dokument te onderteken.

Kontak die LWO vir enige advies of bystand!

Nog nie ‘n LWO lid nie? Kyk na ons  lidmaatskap opsies.