Beleide en prosedures in die werksplek
Die verhouding tussen die werkgewer en die werknemer is gebaseer op wedersydse voordele en respek. Duidelike reëls en riglyne verseker dat wrywing en misverstande tot die minimum beperk word, wat op sy beurt nie net produktiwiteit nie, maar ook ‘n positiewe werksomgewing bevorder.
Arbeidsrisiko is ‘n groot besigheidsrisiko. Om jou besigheid se volhoubaarheid en winsgewendheid te verseker, moet arbeidsrisiko op ‘n proaktiewe wyse bestuur word. Die werkgewer moet dus duidelike reëls en riglyne in die werksplek hê en seker maak dat elke werknemer bewus is van hierdie reëls. Reëls word in die werksplek geïmplementeer deur die dienskontrak en beleide. Die dienskontrak is die basis van die verhouding tussen die werkgewer en die werknemer en vermeld die bepalings en voorwaardes soos op ooreengekom. Dit kan nie gewysig word sonder behoorlike konsultasie met die werknemer nie. Daarom word die meeste reëls in die werksplek deur beleide geïmplementeer.
WAT IS ‘N BELEID?
‘n Beleid lig werknemers in oor die reël(s) ten opsigte van ‘n sekere onderwerp. Die werkgewer stel hierdie reëls in plek om die gladde en doeltreffende verloop van sy/haar sakebedrywighede te verseker. Beleide word nie deur arbeidswetgewing gereguleer nie, maar definieer die werkgewer se eie reëls, wat billik moet wees, vir die werksplek. Ons raai werkgewers sterk aan om die volgende beleide in die werksplek te implementeer:
1. GEDRAGSKODE
’n Gedragskode stel die werkgewer se eie reëls wat spesifiek is ten opsigte van sy/haar besigheid en bedryf. Hierdie reëls moet verwys na, byvoorbeeld, algemene reëls in die werksplek, higiëne, salarisvoorskotte, veiligheidsregulasies, gebruik van maatskappy eiendom, klerasie, ens. Die werkgewer se doelwit met ‘n gedragskode is om:
- dissipline binne die raamwerk van sy prosedures op ‘n redelike, billike en konsekwente wyse te handhaaf met die klem op progressiewe dissipline;
- onaanvaarbare gedrag van werknemers te voorkom;
- onaanvaarbare gedrag positief beïnvloed; en om
- produktiwiteit binne die werksplek te maksimeer.
2. ROOK-, ALKOHOL- EN DWELMSVERWANTE BELEIDE
Die alkohol- en dwelmbeleid het ten doel om die reg van alle werknemers om in ‘n gesonde en veilige omgewing te werk, te waarborg. Hierdie beleid sluit enige middels met ‘n bedwelmende en/of narkotiese effek in en reguleer die gebruik daarvan. Dit kan ook insluit hoe ‘n toetsprosedure mag werk indien daar ‘n vermoede bestaan van dwelm- en/of alkoholmisbruik tydens diens. Rookbeleide kan voorsiening maak vir aangewese areas waar werknemers mag rook (indien enigsins op die perseel), sowel as spesifieke tye wat werknemers toegelaat word om rookbreke te neem.
VERTOON JY DIE KORREKTE REGSPLAKKATE?
LAAT LWO JOU HELP!
3. VERLOFBELEID
Verlof word deur arbeidswetgewing gereguleer en verwys na jaarlikse -, siek-, gesinsverantwoordelikheids-, kraam-, ouerlike -, aannemings- en/of opdraggewende ouerlike verlof. Dit is ‘n goeie idee om die volgende aspekte by die beleid in te sluit: vereistes om aansoek te doen vir verlof, toegelate aantal dae vir die spesifieke soort verlof, en enige bewyse wat verskaf moet word ten einde die spesifieke soort verlof te kan verkry.
Sorg dat die beleid nie minder gunstig is as die toepaslike wetgewing wat nagekom moet word nie. Redelike vereistes om aansoek te doen vir verlof, of dokumentasie vir die goedkeuring van verlof kan by die beleid ingesluit word.
4. SELFOONBELEID
‘n Selfoonbeleid reguleer die gebruik van selfone in die werksplek om ‘n veilige en produktiewe omgewing te verseker. Hierdie beleid kan beide privaat – en besigheidselfoongebruik beperk. Dit kan ook die gevolge insluit sou die beleid nie nagekom word nie, bv. die uitreik van ‘n waarskuwing.
5. GRIEWEPROSEDURE
‘n Griewebeleid is ‘n stel prosedures wat ontwerp is om klagtes of griewe binne die werksplek aan te spreek en op te los. Dit gee gewoonlik ‘n uiteensetting van die stappe wat ‘n werknemer kan volg om kwessies aan te meld, die proses om klagtes te ondersoek, en die moontlike besluite of aksies wat geneem kan word om die grief aan te spreek.
Hierdie beleide word dikwels gebruik om arbeidsrisiko proaktief te bestuur. Ander beleide sluit in ‘n teisteringsbeleid, ‘n internet- en e-posbeleid, maatskappyvoertuiggebruikbeleid of selfs ‘n werk van die huis af-beleid. Die werkgewer kan beleide wysig soos nodig, maar dit is noodsaaklik om seker te maak dat werknemers ingelig is oor hierdie beleide, asook enige veranderinge wat aangebring word aan die beleide, en verkieslik op skrif.
Beleide en prosedures is ‘n proaktiewe manier om die werkgewer se risiko te verminder wanneer dit kom by die Kommissie vir Versoening, Bemiddeling en Arbitrasie (KVBA) aangeleenthede. ‘n Kommissaris by die KVBA sal altyd die volgende ondersoek:
- Was daar ‘n reël in die werksplek?
- Is daar bewyse dat die werknemer bewus was van hierdie reël?
- Het die werknemer volgens die reël opgetree?
- Was daar progressiewe waarskuwings (na aanleiding van die oortreding)
Nog nie ‘n LWO lid nie?
KYK NA ONS LIDMAATSKAPPAKKETTE.
WAT IS ‘N PROSEDURE?
‘n Prosedure is ‘n vasgestelde of amptelike wyse waarop ‘n situasie hanteer moet word en is daargestel om beide werknemers en die werkgewer in te lig rondom die nodige stappe wanneer ‘n spesifieke insident plaasvind.
Ons raai werkgewers sterk aan om die volgende prosedures in die werksplek te implementeer:
1. DISSIPLINÊRE KODE
Die dissiplinêre kode dien ook as riglyn vir die werkgewer met verwysing na toepaslike sanksies vir spesifieke oortredings. These sanctions may be adjusted depending on the circumstances and merits of each case. Progressive discipline plays a vital role here and should be applied, e.g. in the case of reporting late for duty:
- Eerste oortreding: skriftelike waarskuwing
- Tweede oortreding: ernstige skriftelike waarskuwing
- Derde oortreding: finale skriftelike waarskuwing
- Vierde oortreding: ontslag
Hou in gedagte dat die erns van die sanksie sal verskil na gelang van die aard van die werknemer se wangedrag. Dit is baie belangrik om daarop te let dat ‘n werknemer onder geen omstandighede ontslaan mag word sonder om eers ‘n dissiplinêre verhoor te hou nie. Wangedrag as gemene saak of wat steurnis binne die werksplek veroorsaak, hoef nie in die gedragskode ingesluit te word nie, maar word in die dissiplinêre kode gelys. Hierdie wangedrag kan insluit, maar word nie beperk nie, tot diefstal, bedrog, wangedrag wat verband hou met seksuele teistering, en deelname aan onbeskermde stakingsaksies.
2. APPÈLPROSEDURE
Wanneer ‘n werknemer ontevrede is met enige dissiplinêre sanksie (‘n waarskuwing of ontslag), lig die appèlprosedure die werknemer in op watter gronde hy/sy binne die relevante tydraamwerke kan appèlleer, sowel as die persoon verantwoordelik vir die hantering van die appèl. Dit is ‘n interne prosedure om sake te probeer oplos voordat die saak na die KVBA verwys word.
HOE IMPLEMENTEER EK HIERDIE BELEIDE EN PROSEDURES?
Wanneer ‘n nuwe werknemer aangestel word, word beleide en prosedures saam met sy/haar dienskontrak geïmplementeer. Wanneer werknemers reeds in diens is, kan beleide en prosedures op verskeie maniere geïmplementeer word:
- Hou ‘n vergadering met al die werknemers om die beleid of prosedure te bespreek. Sorg dat ‘n getekende bywoningsregister voltooi word as bewys dat werknemers bewus is van die beleid of prosedure.
- Sirkuleer die beleid of prosedure per e-pos of per hand – sorg vir ‘n bewys van ontvangs.
- Vertoon die beleid of prosedure op ‘n gemeenskaplike kennisgewingbord wat toeganklik is vir alle werknemers, bv. in ‘n kantien, kleedkamers, ens. waar werknemers dit sekerlik sal sien.
Dit is belangrik om daarop te let dat wanneer ‘n dispuut ontstaan met betrekking tot ‘n oortreding ingevolge ‘n beleid, die onus op die werkgewer sal rus om te bewys dat die werknemer bewus was, of redelikerwys bewus kon gewees het, van die beleid.
Kontak die LWO vir enige advies of bystand.
VOLDOEN JOU BESIGHEID AAN ARBEIDSWETGEWING?
VIND NOU UIT.
Ons help om enige leemtes te identifiseer ten einde te verseker dat jy binne wetlike riglyne besigheid doen. Ons help om enige leemtes te identifiseer ten einde te verseker dat jy binne wetlike riglyne besigheid doen.