Dokumentasie en basiese beginsels vir werkgewers
Om ‘n besigheid te bestuur behels nie alleenlik die bestuur van daaglikse bedrywighede nie, maar ook om voldoening aan komplekse arbeidswetgewing te verseker. Dit sluit onder andere die Wet op Basiese Diensvoorwaardes 75 van 1997 (WBDV), Wet op Billike Werksgeleenthede 55 van 1998 (WBW) en Wet op Beroepsgesondheid en -veiligheid 85 van 1993 (WBGV) in. Nakoming is noodsaaklik om jou besigheid teen boetes en dispute met werknemers te beskerm.
Hier is ‘n ontleding van vier basiese dokumentasie voldoeningshulpmiddels: hoe dit jou besigheid help, en die risiko om dit nie in plek te hê nie.
1. Bywoningsregister
Die WBDV vereis dat werkgewers gedetailleerde rekords van alle werknemers se werksure hou. Dit kan met die hand gedoen word met ‘n bywoningsregister, of elektronies deur ‘n klokstelsel te gebruik. Ongeag die metode, moet hierdie rekords akkuraat en op datum wees.
Hoe dit help: Deur ‘n bywoningsregister te hou, verseker jy dat jy tred hou met ure gewerk: normale werksure, oortyd en openbare vakansiedae. Die register verskaf ‘n papierspoor, wat deurslaggewend kan wees in die oplos van betaaldispute. Boonop vereenvoudig dit die betaalstaatprosesse vir loonberekeninge.
Risiko van nie-nakoming: Loongeskille, eise van onbetaalde oortyd of ander vergoedingskwessies. Indien rekords onvolledig of foutief is, kan daar probleme met die besigheid se arbeidsinspeksies of regstryde met werknemers volg.
2. Voorvalleboeke
Die voorvalleboek is ‘n noodsaaklike dokumentasie hulpmiddel om enige beduidende gebeurtenisse in die werksplek, soos ongelukke, beserings of dissiplinêre aksies, te dokumenteer. Hierdie boek is ‘n belangrike deel van die bestuur van werksplekrekordhouding en werknemergedrag.
Hoe dit help: Die byhou van ‘n voorvalleboek help om te voldoen aan die WBDV en WBGV, wat vereis dat werkgewers rekord hou van werksplekvoorvalle, beserings of ongelukke. Dit verskaf ook waardevolle dokumentasie vir interne gebruik, wat jou in staat stel om potensiële risiko’s in die werksplek te identifiseer en aan te spreek. Indien enige dispute ontstaan wat verband hou met wangedrag of veiligheid in die werksplek, sal ‘n geskrewe rekord van voorvalle van kritieke belang wees om jou besigheid te beskerm.
Risiko van nie-nakoming: Deur nie ‘n deeglike rekord van werksplekvoorvalle te hou nie, kan daartoe lei dat jy nie in staat is om geskille te verdedig by die Kommissie vir Versoening, Bemiddeling en Arbitrasie (KVBA), bedingingsrade en ook met staatsdepartemente soos die Departement van Indiensneming en Arbeid nie, veral wanneer sake van wangedrag, swak werksprestasie en ongelukke of beserings hanteer word. Werkgewers wat versuim om voorvalle te dokumenteer, kan sukkel om hulself te verdedig as regstappe geneem word, wat kan lei tot duur boetes en toekennings teen hulle.
3. Betaalstrokies
Die WBDV (asook sektorale vasstellings en kollektiewe ooreenkomste) vereis dat werkgewers werknemers van betaalstrokies voorsien elke keer wanneer hulle betaal word. Hierdie betaalstrokies moet gedetailleerde inligting insluit, soos:
- die werkgewer se naam en adres,
- die werknemer se posisie,
- die werknemer se loonkoers, sowel as die normale-, oortyd-, Sondag- en openbare vakansiedagdagure gewerk,
- enige aftrekkings en bydraes gemaak van die salaris, en
- die werknemer se bydrae tot die Werkloosheidsversekeringsfonds (WVF), om maar ‘n paar te noem.
Hoe dit help: Betaalstrokies verskaf ‘n duidelike uiteensetting aan werknemers van hul verdienste en aftrekkings. Hierdie deursigtigheid help om misverstande of dispute rakende betaling te voorkom.
Risiko van nie-nakoming: Die versuim om betyds akkurate en gedetailleerde betaalstrokies te verskaf kan lei tot dispute oor betaling of aftrekkings. Sonder behoorlike dokumentasie kan werknemers die akkuraatheid van hul lone betwis, en die werkgewer kan regstappe in die gesig staar.
4. Vereiste wetgewende plakkate
Arbeidswetgewing soos die WBDV, WBW en WBGV vereis dat werkgewers spesifieke plakkate oor dié wetgewing in die werksplek vertoon in areas waar dit vir alle werknemers sigbaar is. Daarmee saam is dit ook goeie praktyk om die besigheid se dissiplinêre kode op ‘n plakkaat te vertoon.
Hoe dit help: Deur hierdie plakkate te vertoon word verseker dat werknemers bewus is van hul regte en verpligtinge kragtens die wet. Dit kan ook die waarskynlikheid van dispute verminder, aangesien werknemers meer geneig is om dissiplinêre prosedures te volg wanneer dit duidelik gekommunikeer word.
Risiko van nie-nakoming: Om nie die vereiste plakkate te vertoon nie, kan lei tot boetes deur arbeidsowerhede. Nie-nakoming kan ook negatiewe aandag trek van arbeidsinspekteurs, wat boetes of ander sanksies kan oplê.
Gevolgtrekking
Om arbeidswetgewing na te kom is nie opsioneel nie. Die gebruik van hulpmiddels soos bywoningsregisters, voorvalleboeke, betaalstrokies en vereiste plakkate verseker dat jy aan die regte kant van die wet bly, asook duur dispute en strawwe vermy. Indien jy nie hierdie hulpmiddels implementeer nie, is daar ‘n groot risiko vir jou besigheid, beide wetlik en finansieel.
VOLDOEN JOU BESIGHEID AAN ARBEIDSWETGEWING?
VIND NOU UIT.