Werkgewers staar baie uitdagings in die gesig in die werksplek. Een hiervan wat die werkgewer in ‘n baie kwesbare posisie plaas, is wanneer ‘n werknemer geheime opnames van vergaderings of gesprekke as getuienis wil indien in ‘n onbillike ontslagdispuut by die Kom-missie vir Versoening, Bemiddeling en Arbitrasie (KVBA). Dit is baie belangrik om te onderskei tussen of hierdie geheime opnames wettig en toegelaat is, en of dit toelaatbaar is.

RICA en geheime opnames

Artikel 4 van die Wet op die Regulering van Onderskepping van Kommunikasie en Verskaffing van Kommunikasie-verwante Inligting,70 van 2002, soos gewysig (RICA), laat die opname of ‘onderskep’ van ‘n gesprek toe waar die persoon wat die gesprek opneem, deel is van daardie gesprek. Die wet verbied egter die geheime opnames van gesprekke waar die opnemer afluister.

Alhoewel dit wettig mag wees om ‘n gesprek in die geheim op te neem, is die ware toets of die handeling om ‘n privaat gesprek in die geheim op te neem, sonder om die werkgewer in te lig dat dit gedoen word, ‘n vorm van wangedrag is, selfs al is dit wettig in terme van RICA.

Dit skep spanning tussen die reg van enige persoon om ‘n gesprek op te neem waarvan hy deel is, en die gevestigde beginsel van wedersydse vertroue tussen ‘n werknemer en werkgewer.

Die diensverhouding gebaseer op vertroue

Aangesien die diensverhouding gebaseer is op vertroue, sal die geheime opname van die werkgewer (sonder om die werkgewer daarvan in te lig of om toestemming te vra), selfs al is dit wettig in terme van RICA, uiteindelik ‘n negatiewe impak op die vertrouens-verhouding hê. Indien daar ‘n beleid of dissiplinêre kode is wat geheime opnames in die werksplek verbied, sal die maak van sulke opnames heel waarskynlik die vertrouensverhouding benadeel. Die omstandighede waar-onder die werknemer hierdie geheime opnames gemaak het, sal bepaal of dit as wangedrag geag sal kan word.

Gevallestudie – voorbeeld van geheime opnames

In die arbitrasieverrigtinge voor ‘n MIBCO-arbiter het die werknemer aangevoer dat RICA van toepassing was en dat die opname wettig was. Die arbiter het saamgestem dat die opname wettig was, maar het bevind dat, gegewe die inhoud en aard van die onderhandelinge tussen die partye, die werknemer se optrede manipulerend en in stryd was met haar plig tot goeie trou. Die arbiter het derhalwe bevind dat haar optrede ernstige wangedrag daargestel het, wat ontslag regverdig.

Dit is dus altyd belangrik vir ‘n werk-nemer om te oorweeg wat die gevolge van hul optrede kan wees. Deur geheime opnames in die werksplek te maak, kan dalk net tot ‘n ontslag lei.

Voordele van ‘n geen-aantekening-polis:

• Dit weerhou werknemers daarvan om gesprekke op te neem
• Dit moedig vertroue en openhartige gesprek aan
• Indien kennis van die opname eers plaasvind nadat litigasie ‘n aanvang geneem het, kan die werkgewer moontlik die na-verkryde bewyse gebruik om sy blootstelling te stuit vanaf die punt toe die verbreking van die maatskappybeleid ontbloot is.

RICA en geheime opnames

Artikel 4 van die Wet op die Regulering van Onderskepping van Kommunikasie en Verskaffing van Kommunikasie-verwante Inligting,70 van 2002, soos gewysig (RICA), laat die opname of ‘onderskep’ van ‘n gesprek toe waar die persoon wat die gesprek opneem, deel is van daardie gesprek. Die wet verbied egter die geheime opnames van gesprekke waar die opnemer afluister.

Alhoewel dit wettig mag wees om ‘n gesprek in die geheim op te neem, is die ware toets of die handeling om ‘n privaat gesprek in die geheim op te neem, sonder om die werkgewer in te lig dat dit gedoen word, ‘n vorm van wangedrag is, selfs al is dit wettig in terme van RICA.

Dit skep spanning tussen die reg van enige persoon om ‘n gesprek op te neem waarvan hy deel is, en die gevestigde beginsel van wedersydse vertroue tussen ‘n werknemer en werkgewer.

Die diensverhouding gebaseer op vertroue

Gevallestudie – voorbeeld van geheime opnames

In onlangse Bedingingsraadverrigtinge moes die arbiter besluit of ‘n ontslag billik is waar ‘n werknemer in die geheim onderhandelinge tussen haar en haar werkgewer opgeneem het. Tydens hierdie onderhandelinge is sensitiewe kommersiële inligting gedurende die gesprekke uitgeruil, wat nie deur die werkgewer se bestuurders oorgedra sou word sou hulle geweet het dat hul gesprekke opgeneem word nie.

In die arbitrasieverrigtinge voor ‘n MIBCO-arbiter het die werknemer aangevoer dat RICA van toepassing was en dat die opname wettig was. Die arbiter het saamgestem dat die opname wettig was, maar het bevind dat, gegewe die inhoud en aard van die onderhandelinge tussen die partye, die werknemer se optrede manipulerend en in stryd was met haar plig tot goeie trou. Die arbiter het derhalwe bevind dat haar optrede ernstige wangedrag daargestel het, wat ontslag regverdig.

Dit is dus altyd belangrik vir ‘n werk-nemer om te oorweeg wat die gevolge van hul optrede kan wees. Deur geheime opnames in die werksplek te maak, kan dalk net tot ‘n ontslag lei.

Voordele van ‘n geen-aantekening-polis:

• Dit weerhou werknemers daarvan om gesprekke op te neem
• Dit moedig vertroue en openhartige gesprek aan
• Indien kennis van die opname eers plaasvind nadat litigasie ‘n aanvang geneem het, kan die werkgewer moontlik die na-verkryde bewyse gebruik om sy blootstelling te stuit vanaf die punt toe die verbreking van die maatskappybeleid ontbloot is.

Boetes en toekennings

Die Wet op Arbeidsverhoudinge (WAV) gee die Kommissie vir Versoening, Bemiddeling en Arbitrasie (KVBA) die mag om stappe te neem teen werkgewers wat ‘n onbillike arbeidspraktyk pleeg of ‘n werknemer onbillik ontslaan. Sodra die applikant ‘n dispuut na die KVBA verwys het, sal dit vir versoening neergelê word en ‘n kommissaris sal aangestel word om die dispuut te bereg. Indien versoening misluk, sal die saak vir arbitrasie uiteengesit word. Sodra die arbitrasieverhoor afgehandel is, sal die kommissaris binne 14 dae ‘n toekenning uitreik.

Boetes en toekennings wat ‘n werkgewer in die gesig staar kan die volgende insluit:

• Heraanstelling:

  die werkgewer moet die werknemer terug in diens neem met terugwerkende effek tot en met die datum van ontslag. In sulke omstandighede sal die werkgewer die werknemer terugwerkend moet vergoed vir die tydperk vanaf die datum van ontslag totdat die heraanstellingstoekenning gemaak is.

• Herindiensneming:
  die werkgewer word vereis om die werknemer terug in diens neem met ingang van die datum van die toekenning. In sommige gevalle kan dit ‘n vroeër datum wees.

• Vergoeding:
  die KVBA kan tot 12 maande se vergoeding aan ‘n suksesvolle werknemer toeken. Een maand se vergoeding sal gelyk wees aan daardie spesifieke werknemer se maandelikse vergoeding. Indien die vergoedingsbedrag wat aan die werknemer toegeken is nie op of voor die voorgeskrewe datum betaal is nie, kan die werknemer sy/haar reg uitoefen om die toekenning af te dwing. Dit beteken dat die werknemer sal voortgaan om die toekenning ingevolge artikel 143 van die WAV te sertifiseer waarna dit afgedwing kan word asof dit ‘n bevel van die Arbeidshof is waarvoor ‘n lasbrief uitgereik is. Die werknemer kan nou ‘n balju opdrag gee om op die werkgewer se roerende eiendom beslag te lê.

Wat kan foutgaan, opeindig met bevele en toekennings?

Wat neem die kommissaris in ag by die berekening van vergoeding?

• Wat is regverdig en billik onder die omstandighede.
• Was die ontslag substantief billik.
• Was die ontslag prosedureel billik.
• Wat is die meriete van elke saak tesame met sy eie unieke omstandighede, die verhouding van die partye en hul houding na die ontslag.

Reguleer die diensverhouding – Die diensverhouding is gebaseer op gemeenskaplike voordele en respek. As ‘n besigheidseienaar moet die werkgewer altyd antisipeer wat verkeerd kan gaan met betrekking tot die diensverhouding, om vorentoe die beste geposisioneer te wees om risiko te beperk. Swak werkprestasie, konflik, wangedrag en ‘n vertrouensbreuk kan hierdie verhouding in gedrang plaas en werkgewers moet proaktiewe stappe neem om die diensverhouding te reguleer en hul regte te beskerm. Sleutelelemente om dit te doen sluit die dienskontrak en die toepas van dissipline in die werksplek in.

Reguleer: Dienskontrak

Een van die grootste foute wat werkgewers maak is om nie ‘n skriftelike kontrak te implementeer nie, of om ‘n generiese dienskontrak te gebruik wat min beskerming bied wanneer daar ‘n dispuut is in die werksplek. ’n Geskrewe dienskontrak skep duidelikheid deurdat die diensbepalings en -voorwaardes waarop ooreengekom is bevestig word, en beskerm ook die werkgewer in terme van die diensverhouding vorentoe. Neem kennis dat arbeidswetgewing van toepassing is op alle werkgewers en werknemers, ongeag hoe die diensverhouding aangeteken is (via ‘n mondelinge of skriftelike ooreenkoms), of die termyn daarvan.

In plaas van ‘n generiese dienskontrak, moet werkgewers eerder ‘n doelontwerpte opsie implementeer wat ‘n werkgewer se spesifieke behoeftes aanspreek. ‘n Doelontwerpte dienskontrak moet die volgende blokkies merk:

• Voldoen aan alle toepaslike arbeidswetgewing wat relevant is tot die spesifieke industrie.
• Sluit proaktiewe klousules in om die besigheid te beskerm en risiko te beperk deur moontlike toekomstige dispute tussen die werkgewer en werknemer aan te spreek. Hierdie klousules sluit in:
  • Verwysing na beleide, prosedures en ‘n dissiplinêre kode wat die reëls en prosedures beskryf waaraan die werknemer en werkgewer moet voldoen Die dissiplinêre kode dien ook as riglyn vir die werkgewer met verwysing na toepaslike sanksies vir spesifieke oortredings. Die dissiplinêre kode verseker ook dat alle werknemers bewus is van die werksplek se reëls asook die gevolge wanneer hierdie reëls oortree word.
• Voeg aanhangsels tot die kontrak om die besigheid vorentoe verder te beskerm. Tipiese aanhangsels sluit in:
  • Pligstaat – wat van die werknemer verwag word met betrekking tot pligte en die werkgewer se vaste operasionele standaard.

Reguleer: Dissipline in die werksplek

Dissipline in die werksplek is daarop gemik om gedrag aan te pas en te verbeter deur regstellende aksie, konsultasies en waarskuwings, eerder as om ‘n werknemer te straf of af te dank. Dit is baie belangrik dat ‘n werksplek ‘n relevante dissiplinêre kode het. Die dissiplinêre kode is noodsaaklik om te verseker dat daar duidelike reëls in die werksplek is, met toepaslike sanksies, wat werknemers kan volg. Wanneer hierdie reëls oortree word, kan die werkgewer progressiewe dissipline toepas. In gevalle van ernstige wangedrag kan werkgewers direk voortgaan met ‘n dissiplinêre verhoor. Dit is uiters belangrik om altyd die korrekte prosedure te volg, aangesien die versuim om dit te doen kan lei tot ‘n KVBA-saak met ernstige gevolge en ‘n groot finansiële impak.

Hersien maandeliks:

• Kommunikasie en gereelde konsultasie
  Effektiewe kommunikasie is krities tot enige besigheid se sukses. it dra by tot die skep van ‘n omgewing met duidelike reëls en verwagtinge en word misverstande, ongelukkigheid en wrywing in die werksplek proaktief aangespreek. ‘n Positiewe werksomgewing is een van die faktore wat produktiwiteit kweek, wat direk impakteer op die besigheid se winsgewendheid en volhoubaarheid. Dit is belangrik dat daar ‘n platform is waarop beide die werkgewer en werknemers kan deelneem aan gesprekke, insette lewer, terugvoer verskaf, ongelukkigheid opper, ensovoorts. Kommunikasie op ‘n gereelde basis is belangrik om harmonie in die werksplek te bevorder.

• Teenwoordigheidsregister
  Arbeidswetgewing vereis dat die werkgewer ‘n teenwoordigheidsregister op ‘n daaglikse basis byhou ten opsigte van elke werknemer. Tydens ‘n inspeksie van die Departement van Indiensneming en Arbeid, word hierdie register deur die inspekteur nagegaan. Maak seker dit word deeglik bygehou ten opsigte van alle ure gewerk.

Hersien jaarliks:

• Dienskontrakte
  Die dienskontrak is die basis van die verhouding tussen die werkgewer en die werknemer en bevestig skriftelik die diensvoorwaardes waarop ooreengekom is. Dit is uiters belangrik dat die werkgewer die regte tipe dienskontrak (permanent of vaste termyn) implementer en seker maak dat die inhoud daarvan voldoen aan toepaslike arbeidswetgewing.

• Dissiplinêre kode, beleide en prosedures
  Elke werksplek is uniek en ontstaan daar dikwels ‘n behoefte aan spesifieke reëls om orde en struktuur te verleen in die werksplek. Hersien hierdie reëls, insluitende beleide en prosedures, van tyd tot tyd om seker te maak dit is steeds relevant. Dit is belangrik dat die werksplek se dissiplinêre kode op datum is in terme van oortredings en sanksies. Progressiewe dissipline moet ook deurlopend toegepas word. Indien enige veranderinge gemaak word, is dit noodsaaklik om die werknemer daarvan in kennis te stel.

Werkgewers moet hul vinger op die pols hou. Arbeidswetgewing is ‘n spesialisveld en kundige advies is noodsaaklik om risiko te beperk. Arbeidsverhoudinge is ‘n emosionele omgewing en kan ‘n onpartydige derdeparty groot waarde toevoeg, veral met die toepas van dissipline of met prosesse soos swak werksprestasie, herstrukturering, personeelvermindering, vakbondonderhandelinge ensovoorts. LWO lidmaatskap bied aan werkgewers 24/7 kundige advies.