Skriftelike diensvoorwaardes

Die Wet op Basiese Diensvoorwaardes stipuleer dat werkgewers ‘n werknemer van skriftelike diensvoorwaardes moet voorsien wanneer die indiensneming in werking tree – dit moet die volgende bevat:

• Werkgewer en werknemer se inligting – die werkgewer se volle name en adres, sowel as die werknemer se naam en beroep, of ‘n kort beskrywing van die werk
• Besonderhede van indiensname – plek/ke van werk, begindatum, werksure en werksdae
• Betalingsbesonderhede – salaris/loon of die tarief en metode waarop lone bereken word, die tarief vir oortyd, enige ander kontantbetalings, enige betalings in goedere en die waarde daarvan, die gereeldheid van betaling en enige aftrekkings
• Verlofbesonderhede – enige verlof waarop die werknemer geregtig is
• Kennistydperk – die kennistydperk wat vereis word om die dienskontrak te beëindig
• Kontraktydperk van die dienskontrak – is die pos permanent van aard (vir ‘n onbepaalde tydperk)?Of is die pos tydelik van aard, vir ‘n spesifieke tydperk of vir ‘n spesifieke projek? Dit is onwettig om die verantwoordelikhede gekoppel aan permanente indiensneming deur die gebruik van ‘n vastetermynkontrak te systap.

Wat is die doel van ‘n werknemer se proeftydperk?

Hoe verseker ‘n werkgewer produktiwiteit in die werksplek?

Die KVBA – beter bekend in Engels as die CCMA, is gestig as ‘n onafhanklike, apolitiese geskilbeslegtingsliggaam ingevolge die Wet op Arbeidsverhoudinge (WAV), Wet 66 van 1995. Dit is daarop gemik om billike arbeidspraktyke te bevorder en arbeidsdispute in die werksplek op te los.

Wees proaktief met hierdie top wenke en verseker dat ‘n KVBA-saak nie die einde van jou besigheid beteken nie:

Implementeer duidelike reëls en riglyne in die werksplek en maak seker dat elke werknemer bewus is van hierdie reëls. Werknemers moet ‘n opgedateerde dissiplinêre kode hê. Die dissiplinêre kode hê moet oortredings lys met toepaslike sanksies, wat dan gebruik word wanneer hierdie reëls en prosedures oortree word.

Pas progressiewe dissipline toe volgens die ernstigheid van die oortreding en hou gedetaileerde rekord daarvan.

Onthou die KVBA beoordeel hoofsaaklik twee elemente wanneer ‘n werknemer ‘n dispuut verwys:

1. Substantiewe billikheid – ‘n geldige en billike rede vir die sanksie wat toegepas is. Die werkgewer moet die volgende kan bewys op ‘n oorwig van waarskynlikheid:
   • Was daar ‘n reël in die werksplek?
   • Was die reël billik?
   • Was die reël billik?
   • Het die werknemer die reël oortree?
   • Het die werkgewer progressiewe dissipline toegepas (konsultasie en waarskuwings, volgens die oortreding)?
   • Het die werkgewer dissipline konsekwent toegepas?
   • Het die oortreding die sanksie wat toegepas is regverdig?
2. Prosedurele billikheid – die vereiste wetlike prosedure wat gevolg moet word alvorens ‘n sanksie toegepas kan word. ‘n Werkgewer kan onder geen omstandighede, selfs met ‘n geldige rede, ‘n werknemer afdank sonder om eers ‘n dissiplinêre verhoor te hou nie. Dit verseker dat ‘n billike prosedure gevolg word. Die werkgewer moet die volgende kan bewys:
   • ‘n Dissiplinêre verhoor is gehou
   • Die werkneemr was ten minste 48uur (naweke en openbare vakansiedae uitgesluit) voor die verhoor skriftelik in kennis gestel van die verhoor ten einde te kon voorberei
   • Alle dokumentasie het al die nodige inligting soos vereis deur wetgewing bevat (kennisgewing om die verhoor by te woon en ‘n prosedurele aansoekvorm)
   • Die voorsittende beampte was kundig en onbevooroordeeld
   • Die aangeklaagde werknemer was elke geleentheid gegun om vir die saak voor te berei en sy/haar saak te verdedig
   • Verswarende en versagtende omstandighede is in ag geneem
   • Die uitkom van die verhoor is gebaseer op die feite soos voorgelê gedurende die verhoor
   • Die sanksie was toepaslik in ooreenstemming met die oortreding
   • Die verhoor en uitkoms was skriftelik deur die voorsittende beampte gerekordeer
   • Die werknemer het die uitkoms op skrif ontvang.

Arbeidsrisiko is ‘n reuse besigheidsrisiko. Om die besigheid se volhoubaarheid en winsgewendheid te verseker, moet arbeidsrisiko proaktief bestuur word. Wanneer die korrekte prosedures nie gevolg word nie, kan dit baie ernstige gevolge inhou vir die werkgewer met ‘n groot finansiële impak.

Wat is die opsies?

Die oomblik wanneer daar ‘n werkgewer-werknemer verhouding ontstaan, is daar stren wetlike vereistes waaraan werkgewers moet voldoen, ongeag die aantal werknemers. Om aan hierdie vereistes te voldoen is daar hoofsaaklik ses opsies wat die werkgewer kan oorweeg.

• Intern:
  • Werkgewer hanteer dit self
  • Werkgewer skep die kapasiteit intern deur ‘n regskundige (arbeidsreg) voltyds in diens te neem

• UItkontrakteur na ‘n diensverskaffer:
  • Plaaslike prokureur
  • Arbeidsregkonsultant
  • Ongeregistreerde werkgewersorganisasie
  • Geregistreerde werkgewersorganisasie by die Departement van Arbeid

Werkgewers moet duidelik besef dat daar definitiewe verskille is tussen hierdie opsies wat groot implikasies kan inhou met spesifieke verwysing na koste, spesialiskennis, spektrum van dienste, infrastruktuur en beskikbaarheid, ens.

Wanneer die werkgewer uitkontrakteer moet die volgende kreteria oorweeg word:

• Kan die instelling werkgewers verteenwoordig by die KVBA, Bedingingsrade en Arbeidshof?
  • Let wel dat slegs ‘n werkgewersorganisasie wat geregistreer is by die Departemnet van Arbeid verskyningsreg het by hierdie forums.
• Spesialiseer die instelling in arbeidsreg? Het die instelling toepaslike ervaring?
• Lewer die instelling spesialisdienste op die werkgewer se perseel?
• Bied die instelling ‘n koste-effektiewe oplossing?
• Buiten dissiplinêre verhore, KVBA-sake, herstrukturering en ander prosedures, hou voldoening aan arbeidsreg ‘n sterk administratiewe komponent in vir werkgewers, asook deurlopende advies om dispute in die werksplek so gou as moontlik op te los. Die instelling moet ‘n koste-effektiewe oplossing bied vir hierdie tiepes daaglikse uitdagings wat oor die algemeen gereeld voorkom in die werksplek.
• Hoe lank bestaan die besigheid al en hoe word besigheidskontinuïteit verseker?
  • Is die werkgewer uitgelewer aan die instelling se beskikbaarheid en operasionele werking, of kan die instelling bystand en dienslewering waarborg volgens die werkgewer se behoefte?
• Dryf werkgewers se behoeftes op die grondvlak die instelling ten opsigte van dienslewering?
• Het die instelling ‘n proaktiewe benadering?
  • Bied die instelling hoofsaaklik bystand wanneer daar reeds ‘n dispuut ontstaan het of het die instelling ten doel om ‘n geordende werksomgewing te skep wat aan arbeidswetgewing voldoen en dispute proaktief te bestuur en waar moontlik te voorkom?

Wat kan fout gaan?

‘n Werknemer kan enige tyd ‘n dispuut in die werksplek na die KVBA verwys vir bemiddeling. Die oorgrote meerderheid van sake wat in die werknemer se guns bevind word, is as gevolg van die werkgewer wat nie die korrekte prosedure gevolg het nie. Dit het natuurlik groot finalsiële implkasies vir die werkgewer. Moontlike bevele by die KVBA teen die werkgewer beloop tipies 3-12 maande van die werknemer se salaris en/of herindiensname. By die Arbeidshof beloop dit 3-24 maande van die werknemer se werknemer se salaris en/of herindiensname. Werkgewers kan ook ernstige boetes en self tronstraf opgelê word deur die Departement van Arbeid in gevalle waar die werkgewer nie aan arbeidswetgewing voldoen nie.

Daar is hoofsaaklik drie tipes insidente waardeur dit bekend word dat die werkgewer nie sy onderneming in lyn met arbeidswetgewing bestuur nie. Hierdie insidente is gewoonlik buite die werkgewer se beheer en sluit in:

• Inspeksies deur die Departement van Arbeid;
• ‘n Besering aan diens;
• ‘n Werknemer wat ‘n dispuut na die KVBA of Departement van Arbeid verwys.

Dit is duidelik dat die werkgewer eerder proaktief ‘n oplossing moet vind en verseker dat hy deurlopend aan arbeidswetgewing voldoen ten einde sy besigheid en regte as werkgewer te beskerm.

Ontslag in terme van die Wet op Arbeidsverhoudinge is onder andere outomaties onbilik indien die werkgewer die werknemer ontslaag weens:

• die werknemer se uitoefening van sy reg op vryheid van assosiasie, of
• die werknemer se weiering om ‘n eis van gemeenskaplike belang tussen die werknemer en die werkgewer te aanvaar. ‘n Wysiging van ‘n werknemer se diensvoorwaardes sal kwalifiseer as ‘n eis van gemeenskaplike belang deur die werkgewer.

Wysigings aan diensvoorwaardes word dikwels vereis as gevolg van ‘n verandering in die werkgewer se operasionele vereistes. Wanneer die diensverhouding egter beëindig word as gevolg van hierdie operasionele vereistes, moet dit voorafgegaan word deur ‘n personeelverminderingsprosedure.

Personeelvermindering is ‘n geen fout-ontslag aangesien die werknemer niks verkeerd gedoen het nie en die ontslag in ooreenstemming is met die operasionele vereistes. Tydens die personeelverminderingsproses is dit die werkgewer en die werknemer se verpligting om alle alternatiewe te oorweeg wat moontlike ontslag van die werknemers kan verhoed.

Wat moet werkgewers weet?

Indien die wysiging van die diensvoorwaardes ‘n billike en sinville alternatief is om werknemers se ontslag te voorkom, moet die werkgewer en werknemer hierdie herstrukturering en wysiging van diensvoorwaardes oorweeg. Indien die billike en sinvolle alternatief verwerp word deur die werknemer, het die werkgewer die reg om weens die operasionele vereistes die herstrukturering en wysiging van diensvoorwaardes te implementeer.

Enige werknemer wat daarna die gewysigde diensvoorwaardes verwerp kan ontslaan word weens operasionele vereistes van die werkgewer. Die ontslag sal dus nie geklassifiseer kan word onder outomatiese onbillike ontslag nie, maar as ‘n ontslag weens operasionele vereistes. Die werkgewer moet kan bewys dat daar ‘n werklike operasionele behoefte bestaan het om diensvoorwaardes te wysig en dat daar geen redelike alternatief tot ontslag is nie. Dit is krities dat die werkgewer ook kan bewys dat ‘n billike konsultasie proses gevolg is.

Kontak die LWO vir bystand met die proses. Ons maak arbeidsreg maklik en eenvoudig.

Voorbereiding vir ‘n dissiplinêre verhoor is baie belangrik. Werkgewers moet daarop fokus om deeglik voor te berei vir alle dissiplinêre verhore.

Hou die volgende in gedagte wanneer jy voorberei vir ‘n dissiplinêre verhoor:

Swak werksprestasie word toenemend as ‘n uitdaging in die werksplek gesien Dit verwys na werknemers wat versuim om die werkgewer se vasgestelde standaarde te voldoen en te handhaaf in terme van kwaliteit en kwantiteit. Die Wet op Arbeidsverhoudinge (“WAV”) se Goeie Praktykkodesit riglyne uiteen betreffend hoe die werkgewer swak werksprestasie moet aanspreek. Daar word duidelike onderskeid getref tussen ontslag as gevolg van wangedrag en ontslag as gevolg van onbevoegdheid. Onbekwaamheid kan verwys na onbevoegdheid weens swak gesondheid, of swak werksprestasie. Dit is uiters belangrik dat die werkgewer die korrekte prosedure volg in gevalle van swak werksprestasie.

Alle dienskontrakte impliseer dat die werknemer onderneem om volgens die werkgewer se redelike, wettige en haalbare werksprestasiestandaarde te presteer. Alle dienskontrakte impliseer deur die aanvaarding dat die werknemer onderneem om op te tree volgens die werkgewer se redelike, wetlike en haalbare standaarde. Sou die werknemer versuim om, ten spyte van bystand, aan die vereiste standaard te voldoen, word die werknemer as “onbekwaam” geag. Die werkgewer het dan die reg om die werknemer te ontslaan.

Let daarop dat die werkgewer onder geen omstandighede ‘n werknemer kan ontslaan sonder om die korrekte prosedure te volg nie. Alle afdankings moet altyd prosedureel en substantief billik wees.

Swak werksprestasie prosedure

Swak werksprestasie prosedure

Eerste konsultasie

Die werknemer moet genooi word na ‘n konsultasie om sy/haar onvoldoende werksprestasie te bespreek en vas te stel of die probleem inderdaad swak werksprestasie is en nie bloot wangedrag nie. Tydens die konsultasie moet vasgestel word of die probleem wel swak prestasie is en nie wangedrag nie. Let daarop om die volgende te bespreek:

• die werkgewer se vereiste standaard;
• pligte wat van die werknemer verlang word;
• die redes waarom die werkgewer van mening is dat die werknemer versuim om aan hierdie standaarde te voldoen;
• ‘n duidelike aanduiding van die gevolge indien die werknemer nie aan vereiste standaarde voldoen nie.

Tydens die konsultasie moet die werknemer die geleentheid gegun word om sy/haar saak te stel. Hy/sy moet dan verduidelik waarom hy/sy nie aan die vereiste standaard voldoen nie. Die werknemer het die reg tydens alle konsultasies om gehoor te word. Die werknemer mag ook deur ‘n vakbondverteenwoordiger of medewerknemer bygestaan word.

Ondersoek

Implementering van die oplossing

Herevaluering en tweede konsultasie

Sanksie

Indien die werknemer steeds nie presteer volgens die vereiste standaard nie, moet ‘n dissiplinêre verhoor gehou word. Die werknemer moet die kans gegun word om sy/haar saak te stel tydens die geleentheid.

Indien die werknemer ‘n saak van onregverdige ontslag na die KVBA verwys, sal die kommissaris die volgende in ag neem:

• Het die werknemer versuim om aan die vereiste standaard in die werksplek te voldoen en indien wel:
  • was the employee aware, or could reasonably be expected to have been aware, of the required performance standard;
  • is die werknemer ‘n billike geleentheid gegun om die vereiste standaard in die werksplek te bereik;
  • was die ontslag die gepaste sanksie onder die omstandighede.

Oplossing