Vier algemene foute rakende vastetermyn dienskontrakte sluit in:

Fout 1: geen skriftelike dienskontrak

Een van die grootste foute wat werkgewers maak is om nie ‘n skriftelike kontrak te implementeer nie, of om ‘n generiese dienskontrak te gebruik wat min beskerming bied wanneer daar ‘n dispuut is in die werksplek. Die werknemer is in diens vanaf die oomblik dat hy/sy diens aanvaar, ongeag hoe die verhouding aangeteken is – via ‘n mondelinge of skriftelike ooreenkoms. ‘n Skriftelike ooreenkoms (dienskontrak) skep egter duidelikheid deur die diensbepalings en -voorwaardes waarop ooreengekom is, te bevestig.

Dit beskerm die werkgewer in terme van die diensverhouding vorentoe. Die dienskontrak kan van onskatbare waarde vir die werkgewer wees indien dit doeltreffend gebruik word. Deur ‘n kopskuif oor dienskontrakte te maak van ‘n “administratiewe las” na “risiko-versagtende instrument” kan werkgewers oor die langtermyn baie tyd en geld bespaar.

Fout 2: om permanente indiensame te ontduik

Dit is van kardinale belang dat ‘n werkgewer die korrekte tipe dienskontrak aangaan. Vra jouself af: is die posisie van ‘n permanente/onbepaalde aard; of is die posisie van ‘n tydelike aard, vir ‘n spesifieke tydperk of vir ‘n spesifieke projek? Werknemers wat vir langer as drie maande op ‘n vastetermynbasis in diens is, sal as permanente werknemers geag word, tensy die langer vastetermyn tydperk ingevolge die Wet op Arbeidsverhoudinge (“WAV”)regverdigbaar is.

Fout 3: skep ‘n verwagting

Fout 4: verskillende bepalings en voorwaardes

Daar is ‘n mite dat dieselfde wetgewing, dissipline, beleide en prosedures nie op dieselfde wyse op vastetermyn werknemers van toepassing is, as vir permanente werknemers nie. Die enigste verskil tussen ‘n vastetermyn en ‘n permanente werknemer, is die dienstermyn .

Werknemers op ‘n vastetermyn moet dieselfde as permanente werknemers behandel word met betrekking tot lone, verlof en ander voordele. Werknemers op vastetermyn kontrakte moet ook gelyke toegang kry tot geleenthede om vir vakatures aansoek te doen, asook geregtig wees op skeidingsvergoeding by diensbeëindiging waar die werknemer op ‘n vastetermyn kontrak van langer as 24 maande in diens is.

Die sukses van ‘n gesonde werkgewer-werknemer verhouding word gebaseer op wedersydse voordele, respek en vertroue. Die werkgewer het egter die reg om kontrole in die werksplek uit te oefen deur reëls te implementeer en dissipline toe te pas in die vorm van progressiewe dissipline en die hou van ‘n dissiplinêre verhoor wanneer die oortreding van ‘n ernstiger aard is. ‘n Werkgewer kan onder geen omstandighede ‘n werknemer ontslaan sonder om eers ‘n dissiplinêre verhoor te hou nie. Dit verseker dat billike prosedure gevolg is en daar substantiewe bewyse is om die werknemer te ontslaan. Die sukses van die uitkoms van ‘n dissiplinêre verhoor word deur die volgende faktore beïnvloed:

Sukses faktor #1: Spoedige instel en afhandeling van die dissiplinêre verhoor

Sukses faktor #2: ‘n Behoorlike en deeglike ondersoek voordat ‘n dissiplinêre verhoor gehou word

Sukses faktor #3: Regverdig die erns van die oortreding die hou van ‘n dissiplinêre verhoor?

Sukses faktor #4: ‘n Onpartydige voorsittende beampte

Sukses faktor #5: Prosedurele billikheid

Arbeidswetgewing stipuleer ‘n streng prosedure wat gevolg moet word met ‘n dissiplinêre verhoor. Die werkgewer moet die volgende kan bewys:

• ‘n Dissiplinêre verhoor is gehou.
• Die werknemer was ten minste 48 uur (naweke en openbare vakansiedae uitgesluit) voor die verhoor skriftelik in kennis gestel van die verhoor ten einde te kon voorberei.
• Alle dokumentasie het al die nodige inligting soos vereis deur wetgewing bevat (kennisgewing om die verhoor by te woon en ‘n prosedurele aansoekvorm).
• Die voorsittende beampte was kundig en onbevooroordeeld.
• Die aangeklaagde werknemer was elke geleentheid gegun om vir die saak voor te berei en sy/haar saak te verdedig.
• Verswarende en versagtende omstandighede is in ag geneem.
• Die uitkoms van die verhoor is gebaseer op die feite soos voorgelê gedurende die verhoor.
• Die sanksie was toepaslik in ooreenstemming met die oortreding.
• Die verhoor en uitkoms was skriftelik deur die voorsittende beampte gerekordeer.
• Die werknemer het die uitkoms op skrif ontvang.

Die ondersoek is ‘n belangrike deel van die dissiplinêre proses.

Hou die volgendein gedagte met ‘n ondersoek:

• Dit is belangrik om vas te stel wanneer die beweerde wangedrag plaasgevind het, waar dit gebeur het en presies wat gebeur het.

• Maak seker dat aantygings nie kwaadwillig gebring word nie en dat daar genoegsame bewyse is om elke bewering te staaf.

• Ondersoek alle omliggende omstandighede tot bewerings en of daar enige getuies was.

• Assesseer die omstandighede wat aanleiding gegee het tot die wangedrag en die omringende omstandighede daartoe.

• Evalueer of die bewyse voldoende is om die werknemer se skuld te bewys.

• Vind uit of enige iemand anders betrokke was. Die werksplek se reëls moet konsekwent toegepas word – as twee werknemers baklei het, moes albei gedissiplineer word.

• Indien goedere gesteel of eiendom beskadig is, bepaal die waarde daarvan. Indien die werkgewer beweer dat die besigheid reputasieskade gely het, maak seker dat daar voldoende bewyse is om dit te staaf.

• Indien moontlik, probeer om videomateriaal of foto’s te bekom van die stukkende toerusting of van die werknemer wat die wangedrag pleeg.

• Voer ‘n onderhoud met die werknemer om vas te stel wat gebeur het en dokumenteer of teken hul reaksie op die bewerings aan.

• Bekom getuieverklarings.

• Stel vas of daar enige vorige waarskuwings op lêer is en indien daar is, watter waarskuwings steeds geldig is.

• Stel vas of daar enige vorige waarskuwings op lêer is en indien daar is, watter waarskuwings steeds geldig is.

Formuleer die aanklagtes

Dit is belangrik dat werkgewers kwessies in die werksplek so vinnig en doeltreffend moontlik hanteer, terwyl hulle versigtig moet wees om deurlopend objektief en konsekwent op te tree. Daar is geen gespesifiseerde tydperk vir die voltooiing van ‘n interne dissiplinêre ondersoek nie. ‘n Ondersoek moet egter verkieslik sonder enige vertraging wees en nie onnodig uitgerek word nie. ’n Ondersoek hang af van die aard en kompleksiteit van die saak, die hoeveelheid bewyse, en die beskikbaarheid van getuies en ander bewyse.

Wat van skorsing?

Die werkgewer is geregtig daarop om ‘n werknemer op ‘n voorsorgbasis te skors hangende ‘n ondersoek, veral indien daar ‘n moontlikheid bestaan dat die werknemer op enige manier met die ondersoek kan inmeng. Neem kennis dat skorsing as voorsorg teen volle betaling en met voordele is, en dat die werknemer nie gestraf word nie. Werkgewers moet sorg dra dat hulle altyd die korrekte prosedures volg, veral wanneer dissipline in die werksplek toegepas word.

Die Wet op Beroepsgesondheid en -veiligheid plaas ‘n uitdruklike verpligting op die werkgewer om ‘n veilige en gesonde werksomgewing te skep en te handhaaf. Dit is ongetwyfeld in die werkgewer se belang om konsekwent goeie higiëne in die werksplek toe te pas.

Statistieke wat verband hou met higiëne in die werksplek is soos volg:

• Die gemiddelde lessenaar huisves 400 keer meer bakterieë as ‘n toiletsitplek. Gereelde handewas en ontsmetting kan siekte verminder.

• Volgens Beroepsorg Suid-Afrika (OCSA) kos afwesigheid die Suid-Afrikaanse ekonomie jaarliks tussen R12-16 miljard.

Goeie higiëne in die werksplek dra by tot:

• Kontinuïteit van menslike hulpbronne – wanneer ‘n werknemer siekverlof neem het dit ongetwyfeld ‘n impak op ander werknemers se werkslading. Die werkgewer het nie noodwendig spaar kapasiteit om aan te wend in sulke gevalle nie en plaas dit druk op die werkgewer se besigheidsaktiwiteite.

• Besparing van kostes deurdat minder siekverlof geneem word – die werknemer is geregtig op betaalde siekverlof wanneer hy/sy onbevoeg is om te werk as gevolg van ‘n mediese toestand. Wanneer afwesigheid verminder word, is daar ‘n definitiewe besparing vir die werkgewer.

• Verhoogde produktiwiteit deur “presenteeism” teen te werk – die term “presenteeism” verwys na wanneer werknemers opdaag vir werk terwyl hulle siek is en dit lei tot produktiwiteitsverlies, die maak van foute, ensovoorts.

• Verbeterde moraal en werknemerswelstand.

• ‘n Positiewe beeld aan verskaffers, kliënte en beleggers.

Wees proaktief en handhaaf goeie higiëne in die werksplek:

• Implementeer ‘n higiënebeleid.

• Skep bewustheid onder werknemers van die voordele van goeie higiëne.

• Kweek goeie gewoontes aan (gereelde handewas) en maak dit makliker vir werknemers om goeie higiëne te beoefen deur handewasstasies en/of handreinigers te installeer.

• Verskaf ‘n skoon toilet wat goed toegerus is met seep, toiletpapier en handdoeke.

• Maak seker dat die werksplek gereeld skoongemaak word.

Opsie om ‘nee’ te sê – Verlof en tyd af

In terme van die Wet op Basiese Diensvoorwaardes is die werknemer geregtig op een dag se betaalde verlof vir elke 17 dae gewerk. Alhoewel die werknemer geregtig is daarop om verlof te neem, moet die werknemer steeds aansoek doen om verlof en kan die werkgewer dit afkeur op grond van operasionele vereistes, soos byvoorbeeld dat dit die besigste tyd van produksie is.

Wanneer die werknemer ‘n versoek rig vir tyd af om persoonlike aangeleenthede te hanteer, soos byvoorbeeld om die kliniek te besoek vir ‘n roetine ondersoek of om medikasie te bekom, kan die werkgewer weier. Hierdie besoeke kan in die werknemer se privaat tyd geskeduleer word, alternatiewelik moet die werknemer jaarlikse verlof neem. Neem kennis dat betaalde siekverlof slegs van toepassing is wanneer ‘n werknemer nie in staat is om te werk nie as gevolg van ‘n mediese toestand.

Opsie om ‘nee’ te sê – Lenings

Lenings moet liefs nie aan werknemers toegestaan word nie. Die werkgewer is nie ‘n finansiële instelling nie en wanneer lenings op ‘n gereelde basis aan werknemers toegestaan word, kan dit ‘n verwagting by werknemers skep, asook ‘n presedent vir toekomstige lenings.

Opsie om ‘nee’ te sê – Ex-gratia betalings

20 wenke waaraan werkgewers aandag moet skenk:

1. Maak seker jy het ‘n dienskontrak in plek met elke werknemer – die dienskontrak is die heel belangrikste dokument in die werksplek en vorm die basis van die verhouding tussen die werkgewer en werknemer. Hierdie is een van die top wenke om jou regte as werkgewer te beskerm. Maak egter seker dat jy nie net ‘n generiese dienskontrak aanvaar nie, maar eerder ‘n doelontwerpte een volgens jou besigheid kies.




2. Gebruik vastetermynkontrakte versigtig en in ooreenstemming met wetgewing – werkgewers moet duidelik verstaan dat dit onwettig is om permanente indiensname te probeer verdoesel in die vorm van ‘n vastetermynkontrak.




3. Maak voorsiening vir aftrekkings in die dienskontrak – geen aftrekkings, behalwe vir statutêre aftrekkings, kan sonder die werknemer se toestemming gemaak word nie.




4. Spreek tydsperiodes aan in die dienskontrak met betrekking tot korttyd, rusperiodes, saamgeperste werksweke, ens.




5. Implementeer ‘n formele aftree-ouderdom.




6. Maak seker dat elke werknemer ‘n posbeskrywing het met haalbare doelwitte. Werknemers moet weet wat van hulle verwag word en op watter standaard hulle werk moet wees. Deurlopende evaluering en opleiding is noodsaaklik om werksprestasie te beoordeel. Gee erkenning aan werknemers wat doelwitte bereik en presteer.




7. Betaal ten minste die nasionale minimum loon.




8. Hou ‘n afskrif van die Sektorale Vasstelling of Hoof Kollektiewe Ooreenkoms (indien van toepassing op jou besigheidsindustrie) in die werksplek en stel dit beskikbaar aan werknemers.




9. Vertoon die plakkate van wetgewende opsommings in die werksplek – Wet op Basiese Diensvoorwaardes, Wet op Billike Werksgeleenthede en Wet op Beroepsgesondheid en -veiligheid.




10. Gebruik die dissiplinêre kode om die gebruik van persoonlike beskermende toerusting af te dwing.




11. Verifieer of jy geag word as ‘n “aangewese werkgewer” ingevolge die Wet op Billike Werksgeleenthede en aan sekere vereistes moet voldoen.




12. Maak seker jou dissiplinêre kode is relevant en op datum – elke werksplek moet ‘n toepaslike dissiplinêre kode hê. Die dissiplinêre kode is belangrik om te verseker dat daar duidelike reëls in die werksplek is wat werknemers moet volg. Wanneer hierdie reëls oortree word, kan die werkgewer dissipline toepas in ooreenstemming met die toepaslike sanksies wat in die kode gelys word.




13. Elke besigheid is uniek – implementeer beleide wat regverdig is, om spesifieke kwessies in jou omgewing aan te spreek.




14. Hou gereelde konsultasies met werknemers – effektiewe kommunikasie skep ‘n omgewing wat ontvanklik is vir groei. Dit skep ‘n platform vir werknemers om hul gedagtes en idees, asook spesifieke behoeftes, te bespreek.




15. Reik waarskuwings uit wat in lyn is met die dissiplinêre kode.




16. Wees konsekwent met die toepas van dissipline om onregverdige diskriminasie in die werksplek te vermy.




17. Volg altyd die regte prosedure, veral wanneer die diensooreenkoms tot ‘n einde kom.




18. Implementeer ‘n bywoningsregister wat ook ure gewerk aanteken – die betaalstrokie moet ook hierdie inligting weerspieël.




19. Maak seker dat jy, as die werkgewer, geregistreer is by die Werkloosheidsversekeringsfonds (WVF) en dieVergoedingskommissaris.




20. Implementeer ‘n grieweprosedure – dit is noodsaaklik dat die werkgewer interne prosedures daarstel om werknemers die geleentheid te gee om enige ongelukkigheid of onbevredigende werksomstandighede onder die aandag van die werkgewer te bring.