WAT IS ‘N BELEID?

1. GEDRAGSKODE

• dissipline binne die raamwerk van sy prosedures op ‘n redelike, billike en konsekwente wyse te handhaaf met die klem op progressiewe dissipline;
• onaanvaarbare gedrag van werknemers te voorkom;
• onaanvaarbare gedrag positief beïnvloed; en om
• produktiwiteit binne die werksplek te maksimeer.

2. ROOK-, ALKOHOL- EN DWELMSVERWANTE BELEIDE

3. VERLOFBELEID

4. SELFOONBELEID

5. GRIEWEPROSEDURE

• Was daar ‘n reël in die werksplek?
•  Is daar bewyse dat die werknemer bewus was van hierdie reël?
• Het die werknemer volgens die reël opgetree?
• Was daar progressiewe waarskuwings (na aanleiding van die oortreding)

WAT IS ‘N PROSEDURE?

‘n Prosedure is ‘n vasgestelde of amptelike wyse waarop ‘n situasie hanteer moet word en is daargestel om beide werknemers en die werkgewer in te lig rondom die nodige stappe wanneer ‘n spesifieke insident plaasvind.

Ons raai werkgewers sterk aan om die volgende prosedures in die werksplek te implementeer:

1. DISSIPLINÊRE KODE

Die dissiplinêre kode dien ook as riglyn vir die werkgewer met verwysing na toepaslike sanksies vir spesifieke oortredings. These sanctions may be adjusted depending on the circumstances and merits of each case. Progressive discipline plays a vital role here and should be applied, e.g. in the case of reporting late for duty:

• Eerste oortreding: skriftelike waarskuwing
• Tweede oortreding: ernstige skriftelike waarskuwing
• Derde oortreding: finale skriftelike waarskuwing
• Vierde oortreding: ontslag

2. APPÈLPROSEDURE

HOE IMPLEMENTEER EK HIERDIE BELEIDE EN PROSEDURES?

• Hou ‘n vergadering met al die werknemers om die beleid of prosedure te bespreek. Sorg dat ‘n getekende bywoningsregister voltooi word as bewys dat werknemers bewus is van die beleid of prosedure.
• Sirkuleer die beleid of prosedure per e-pos of per hand – sorg vir ‘n bewys van ontvangs.
• Vertoon die beleid of prosedure op ‘n gemeenskaplike kennisgewingbord wat toeganklik is vir alle werknemers, bv. in ‘n kantien, kleedkamers, ens. waar werknemers dit sekerlik sal sien.

Dit is belangrik om daarop te let dat wanneer ‘n dispuut ontstaan met betrekking tot ‘n oortreding ingevolge ‘n beleid, die onus op die werkgewer sal rus om te bewys dat die werknemer bewus was, of redelikerwys bewus kon gewees het, van die beleid.

Kontak die LWO vir enige advies of bystand.

Die Kommissie vir Versoening, Bemiddeling en Arbitrasie (KVBA) in Suid-Afrika is ’n onafhanklike statutêre liggaam wat die oplossing van werksplekgeskille deur middel van versoening, bemiddeling en arbitrasie fasiliteer. Die KVBA is gestig ingevolge die Wet op Arbeidsverhoudinge (WAV) en dien as ’n forum vir geskilbeslegting tussen werkgewers en werknemers. Wanneer ’n dispuut ontstaan, kan enige party die KVBA nader. Konsiliasie is die eerste stap in die geskilbeslegtingsproses en het ten doel om ’n wedersyds aanvaarbare skikking te bereik sonder om hof toe te gaan.

Wat is konsiliasie (versoening)?

Konsiliasie is ’n proses voor die KVBA, ’n bedingingsraad of ’n geakkrediteerde agentskap, waar ’n bemiddelaar partye (werkgewer en werknemer) sal probeer bystaan om ’n werksplekgeskil op te los. Dit is ’n wetlik verpligte proses; die uitslag is egter vrywillig, aangesien dit die reg van partye is om te besluit of hulle die dispuut wil skik en op watter voorwaardes. Die proses is privaat en vertroulik, van die rekord af en ‘sonder vooroordeel’ wat beteken dat niks wat die partye tydens die proses sê teen hulle gehou kan word in ’n ander proses nie, tensy dit deur ‘n ooreenkoms of ’n hofbevel afgedwing word.

VOORAFKONSILIASIE

Die kommissaris of ’n bemiddelaar kan partye telefonies of op ‘n ander wyse kontak voor die aanvang van die konsiliasie om maniere te soek om die dispuut op te los. Indien die dispuut opgelos word, is die uitslag bindend.

Voordele van konsiliasie

Konsiliasie is ’n gratis proses wat voorsiening maak vir die vinnige en regverdige oplos van geskille. Dit is ’n geleentheid vir die partye om na mekaar te luister en te probeer ooreenkom op ’n uitkoms wat die dispuut sal afhandel.

DIE KONSILIASIEPROSES BY DIE KVBA

• Die indiening van die dispuut: Die party wat die proses begin, moet die KVBA se voorgeskrewe vorms binne die vasgestelde tydraamwerk voltooi en indien. Die ander party word dan van die dispuut in kennis gestel en die geleentheid gebied om te reageer.
• Keuring van ’n kommissaris: Die KVBA stel ’n kommissaris aan wat as ’n neutrale derdeparty optree om die konsiliasieproses te fasiliteer. Die kommissaris skeduleer ’n datum, tyd en plek vir die konsiliasieverhoor.
• Voorbereiding vir konsiliasie: Beide partye versamel relevante dokumente en bewyse om hul saak te staaf. Hulle kan by voorafkonsiliasie onderhandelinge betrokke raak of poog om die saak informeel op te los.
• Konsiliasieverhoor: Die konsiliasieverhoor vind by die KVBA-kantoor of ’n ooreengekome plek plaas. Die kommissaris fasiliteer gesprekke tussen die partye, moedig dialoog aan en ondersoek moontlike oplossings. Die doel is om ’n wedersyds aanvaarbare oplossing vir die dispuut te vind.
• Skikkingsooreenkoms: Indien die partye tydens konsiliasie ’n skikking bereik, teken hulle die bepalings van die ooreenkoms skriftelik aan. Hierdie skikkingsooreenkoms is wetlik bindend en afdwingbaar.
• Sertifikaat van uitkoms: Indien ’n skikking bereik word, reik die kommissaris ’n sertifikaat van uitkoms uit wat die oplossing van die dispuut bevestig. Hierdie dokument dien as bewys dat die saak opgelos is.
• Geen skikking bereik nie: Indien die partye versuim om ’n skikking tydens konsiliasie te bereik, kan die saak tot arbitrasie oorgaan waar ’n besluit deur ’n onafhanklike arbiter geneem sal word.

Doen aansoek om konsiliasie

’n Werknemer kan aansoek doen vir konsiliasie deur ’n WAV 7.11-verwysingsvorm te voltooi:

• Binne 30 dae vanaf die datum van ontslag.
• Binne 90 dae vanaf die datum van ’n onbillike arbeidspraktyk.
• Binne ses maande vanaf die datum van ’n daad van onbillike diskriminasie.
• Binne ses maande na die handeling of versuim waarna in Artikel 198D (1) van die WAV verwys word.

’n Laat verwysing sal ’n aansoek om kondonasie vereis.

Neem kennis

Dit is belangrik om daarop te let dat die konsiliasieproses by die KVBA bedoel is om informeel, buigsaam en minder teenstrydig te wees. Die fokus is daarop om die dispuut vriendskaplik op te los en om ’n regverdige uitkoms vir beide partye te bereik.

Kontak die LWO vir enige advies of bystand!

Nog nie ‘n LWO lid nie? Kyk na ons lidmaatskap opsies.

Dit is noodsaaklik vir beide werkgewers en werknemers om te verseker dat daar aan arbeidswetgewing voldoen word, ten einde billike werksomstandighede te bevorder. In Suid-Afrika vervul die Departement van Indiensneming en Arbeid hierdie sentiment deur hul Inspeksie- en Afdwingingsdiens (“Inspection and Enforcement Service (IES)”). Die Departement se inspekteurs speel ‘n deurslaggewende rol om arbeidswetgewing en -regulasies te monitor en af te dwing.

Baie werkgewers is bekommerd oor veiligheid na aanleiding van mense wat hulself valslik voordoen as inspekteurs van die Departement van Indiensneming en Arbeid ten einde toegang te verkry tot die perseel. Dring aan op positiewe identifikasie van die persoon wat hom-/haarself as ‘n inspekteur voorstel en verifieer eers hierdie inligting voordat die persoon toegang tot die perseel verkry. Onthou ook dat geen inspekteur ‘n fooi mag hef vir die inspeksie, ondersoek, advies of enige bystand nie. Die Departement van Indiensneming en Arbeid delegeer geen derdeparty om ‘n inspeksie namens die Departement te doen nie – geen van die Departement se magte mag dus gedelegeer word nie. Geen inspekteur mag plakkate, produkte of inligting verkoop nie.

Sleutelaspekte om arbeidsinspekteurs te identifiseer

Die Departement van Indiensneming en Arbeid se inspekteurs sal altyd amptelike identifikasie saamdra:

• Amptelike aanstellingsertifikaat: Ingevolge Hoofstuk 10 van die Wet op Basiese Diensvoorwaardes, 75 van 1997 (WBDV), bepaal Artikel 63(3) dat die Minister van Indiensneming en Arbeid elke arbeidsinspekteur van ‘n getekende aanstellingsertifikaat moet voorsien wat die volgende vermeld:

• • dat die persoon aangestel is as ‘n arbeidsinspekteur,
  • die inspekteur se naam, reeksnommer, identifikasienommer, handtekening, en die Departement se logo,
  • watter wetgewing die arbeidsinspekteur mag monitor en afdwing, en
  • watter van die funksies van ‘n arbeidsinspekteur daardie persoon mag verrig.

• Verpligting om identifikasie te toon: Die WBDV plaas ‘n verdere verpligting op die inspekteur om sy/haar amptelike aanstellingsertifikaat op versoek te verskaf. Artikel 66(3)(a) bepaal dat die arbeidsinspektuer die sertifikaat moet toon wanneer hy/sy versoek word om dit te doen.

• Twee vorme van identifikasie: Die inspekteur se aanstellingsertifikaat kan twee vorme aanneem, die een is ‘n sertifikaatdokument (WBDV Bylae 14A) en die ander is ‘n inspekteurskaart (WBDV Bylae 14B). Dit is noemenswaardig dat ingevolge Bylae 14A die inspekteurskaart (Bylae 14B) die inspekteur se foto en handtekening, sowel as die handtekening van die provinsiale uitvoerende bestuurder, vir die kantoor waarin die inspekteur gesetel is, sowel as die reeksnommer moet bevat wat deur die Departement se hoofkantoor aan die inspekteur toegeken is.

Arbeidsinspekteurs se reg om inspeksies uit te voer

Ingevolge Artikel 65(1) van die WBDV mag ‘n arbeidsinspekteur, sonder lasbrief of kennisgewing, op enige redelike tyd enige werksplek of enige ander plek waar ‘n werkgewer besigheid bedryf of indiensnemingsrekords hou, wat nie ‘n woning is nie, betree ten einde nakoming van arbeidswetgewing af te dwing.

Arbeidswetgewing plaas ook ‘n verpligting op persone om met arbeidsinspekteurs saam te werk en bystand te bied. Artikel 67(1) en 67(2) van die WBDV bepaal dat enige persoon wat ingevolge Artikel 66 deur ‘n arbeidsinspekteur ondervra word, alle relevante vrae wat wettiglik aan daardie persoon gestel word, eerlik en na die beste van sy/haar vermoë moet beantwoord. Werkgewers en werknemers moet enige fasiliteit en bystand by ‘n werksplek verskaf wat redelikerwys deur ‘n arbeidsinspekteur vereis word om die arbeidsinspekteur se funksies doeltreffend te kan verrig.

• Geskeduleerde inspeksies: Arbeidsinspekteurs doen dikwels geskeduleerde inspeksies en verskaf vooraf kennisgewing aan werkgewers. Dit stel besighede in staat om nodige dokumentasie voor te berei, soos dienskontrakte, betaalstaatrekords en gesondheids- en veiligheidsprotokolle. Bewustheid van geskeduleerde inspeksies help om deursigtigheid en doeltreffendheid te handhaaf.

• Ewekansige besoeke: Benewens geskeduleerde inspeksies, kan inspekteurs ook onaangekondigde of ewekansige besoeke aan werksplekke bring. Werkgewers moet voorbereid wees op sulke verrassingsbesoeke en deurlopende nakoming van arbeidswetgewing handhaaf om moontlike boetes te vermy.

‘n Arbeidsinspekteur word deur wetgewing gemagtig om met of sonder kennisgewing by ‘n werksplek aan te kom om ‘n inspeksie uit te voer. Die werkgewer is eweneens verplig om enige vrae wat deur die arbeidsinspekteur aan hom/haar gestel word, te beantwoord en om die inspekteur te voorsien van enige bystand wat hy/sy mag vereis om sy/haar funksies doeltreffend te verrig. Suid-Afrikaanse arbeidswetgewing is omvangryk en ononderhandelbaar. Nie-nakoming kan ‘n ernstige finansiële impak hê, wat jou besigheid op onnodige risiko plaas.

Contact the LWO for any advice or assistance!

Nog nie ‘n LWO lid nie? Take a look at our lidmaatskap opsies..

Wat doen ‘n werkgewer wanneer ‘n werknemer versuim om vir werk aan te meld en daar ontdek word dat die werknemer op kriminele aanklagte gearresteer is en verhoorafwagtend in polisie-aanhouding is? Moet die werknemer behandel word asof hy gedros het? Afwesig sonder toestemming? Ongeskik? Moet die werknemer betaal word? Dit is van die vrae wat werkgewers het.

Moets en moenies wanneer jou werknemer in die tronk is:

• Geen werk – geen betaling! ‘n Werkgewer is nie verplig om ‘n werknemer te betaal wat nie vir diens aanmeld nie. Dit is gebaseer op die beginsel van geen werk geen betaling nie.

• Werk moet aangaan, maak seker jy het die regte kontrak in plek. Die werkgewer is ook geregtig daarop om ‘n ander werknemer op ‘n vastetermynbasis in diens te neem totdat die werkgewer meer duidelikheid het oor die situasie.

• Volg ek ‘n drosprotokol? Nee, dros behels afwesigheid vanaf die werksplek met die intensie om nie terug te keer werk toe nie en is ‘n kontrakbreuk deur die werknemer. Die voorneme om nie terug te keer werk toe nie, onderskei “dros” van “afwesigheid sonder verlof”, waar ‘n werknemer afwesig is, maar van voorneme is om terug te keer werk toe. In gevalle waar ‘n werknemer in die tronk is, is die voorneme om terug te keer werk toe waarskynlik teenwoordig en dienooreenkomstig sal die drosprotokol nie in alle gevalle raadsaam wees nie. Omstandighede in elke geval speel ‘n rol. ‘n Werkgewer wat ‘n werknemer op grond van dros ontslaan, met die wete dat die werknemer in polisie-aanhouding is, loop die risiko van ‘n bevinding van onbillike ontslag.

Wat moet ek doen?

Ingevolge Artikel 188 van die Wet op Arbeidsverhoudinge is ‘n werkgewer geregtig daarop om ‘n werknemer te ontslaan weens onbevoegdheid. Wanneer ‘n werknemer in aanhouding is en nie in staat is om pligte ingevolge die dienskontrak uit te voer nie, kan sy/haar dienste weens onbevoegdheid beëindig word nadat ‘n billike prosedure gevolg is.

‘n Werkgewer kan nie ‘n werknemer ontslaan omdat hy in die tronk is, sonder om ‘n billike ongeskiktheidsprosedure te volg nie. Verskeie faktore moet in ag geneem word met betrekking tot die redenasie waarom die werknemer nie toegelaat moet word om pligte te hervat na afloop van die tronkstraf nie.

Kontak jou LWO regsadviseur ten einde te verseker dat jy beide ‘n substantiewe en prosedurele billike proses volg.

Met die vinnige pas van vandag se sakewêreld kan verhoudinge tussen werkgewers en werknemers soms versuur. Wanneer voormalige werknemers bedreigings inhou of betrokke raak by teistering, moet werkgewers optree om hul bates, hul werknemers en hul reputasie te beskerm. ‘n Kragtige regsinstrument in sulke situasies is om ‘n beskermingsbevel teen ‘n voormalige werknemer te bekom.

VERSTAAN BESKERMINGSBEVELE

Beskermingsbevele, ook bekend as ‘n interdik, is hofuitgereikte dokumente wat wetlik vereis dat ‘n individu ‘n spesifieke afstand vanaf ‘n aangewese persoon of plek handhaaf. Hierdie bevele is instrumenteel om slagoffers teen verskeie vorme van teistering te beskerm, insluitend fisieke geweld, agtervolging of intimidasie. In die konteks van voormalige werknemers word beskermingsbevele dikwels aangevra wanneer so ‘n persoon ‘n bedreiging inhou vir die organisasie, sy werknemers of sy kliënte.

BESKERMINGSBEVELE TEEN VOORMALIGE WERKNEMERS

Beskermingsbevele teen voormalige werknemers word tipies aangevra wanneer ‘n besigheid geregverdigbare kommer het oor ‘n voormalige werknemer se gedrag. Algemene voorbeelde hiervan sluit in:

• Dreigemente van geweld of skade: Wanneer ‘n voormalige werknemer uitdruklike dreigemente teenoor die besigheid, sy werknemers of sy kliënte/klante/lede gemaak het, is dit noodsaaklik om sulke dreigemente ernstig op te neem.
• Agtervolging en teistering: Voormalige werknemers kan betrokke raak by agtervolging- of teisteringsaktiwiteite, insluitend aanhoudende telefoonoproepe, ongewenste e-posse, of om by die besigheidsperseel of werknemers se huise op te daag.
• Verbreking van nie-openbaarmakingsooreenkomste of diefstal van intellektuele eiendom: Indien ‘n voormalige werknemer daarvan verdink word dat vertroulike inligting gesteel is of nie-openbaarmakingsooreenkomste verbreek is, kan ‘n beskermingsbevel help om verdere skade te voorkom.
• Gegriefde voormalige werknemers: Afgedankte werknemers wat ontevrede is oor hul diensbeëindiging, kan die besigheid se reputasie beskadig of vals inligting versprei. Beskermingsbevele kan hulle verhoed om lasterlike verklarings te maak.

PROSES OM ‘N BESKERMINGSBEVEL TE BEKOM

Om ‘n beskermingsbevel teen ‘n voormalige werknemer te bekom is ‘n regsproses wat ernstig opgeneem moet word. Die volgende stappe word tipies gevolg:

• Konsulteer met ‘n prokureur: Die eerste stap om ‘n beskermingsbevel te bekom, is om met ‘n prokureur te konsulteer wat spesialiseer in arbeidsreg of siviele litigasie. ’n Prokureur kan jou help om die situasie te assesseer, bewyse in te samel en te bepaal of die bekom van ’n beskermingsbevel die gepaste aksie is.
• Maak bewyse bymekaar: Die insameling van bewyse is altyd deurslaggewend om ‘n beskermingsbevel te bekom. Dit kan skriftelike dreigemente, e-posse, teksboodskappe, stemboodskappe of enige ander dokumentasie insluit wat die voormalige werknemer se skadelike opset demonstreer.
• Dien ‘n petisie in: Jou prokureur sal jou help om ‘n petisie by die toepaslike hof in te dien, met besonderhede oor die redes waarom jy ‘n beskermingsbevel aanvra, asook bewyse om jou saak te ondersteun.
• Woon ‘n verhoor by: Sodra die petisie ingedien is, sal ‘n hofverhoor geskeduleer word wat op ‘n spesifieke datum bygewoon moet word. By die verhoor sal beide partye geleentheid kry om hul sake te stel. Die regter sal die getuienis evalueer en bepaal of ‘n beskermingsbevel geregverdig is.
• Uitreiking van die beskermingsbevel: Indien die regter bevind dat die voormalige werknemer ‘n werklike bedreiging inhou, sal ‘n beskermingsbevel uitgereik word wat die spesifieke bepalings en voorwaardes uiteensit. Hierdie bevel kan tydelik of permanent wees, afhangende van die omstandighede.
• Afdwing en nakoming: Sodra ‘n beskermingsbevel toegestaan word, is dit noodsaaklik om te verseker dat dit behoorlik afgedwing word. Oortredings van die bevel kan lei tot ernstige regsgevolge vir die voormalige werknemer, soos inhegtenisneming.

Beskermingsbevele teen voormalige werknemers dien as ‘n noodsaaklike regsmeganisme om besighede, hul werknemers en hul belange te beskerm teen potensiële benadeling, teistering en skade. Wanneer ‘n voormalige werknemer se gedrag kommer wek, is dit noodsaaklik om regsadvies te bekom en die toepaslike stappe te volg om ‘n beskermingsbevel te verkry. Deur op te tree, kan besighede die risiko’s gekoppel aan gegriefde voormalige werknemers beperk en hul bedrywighede se veiligheid en sekuriteit verseker.

Berading as ‘n vorm van progressiewe dissipline in die werksplek en die waarde daarvan word dikwels oorgesien. Die Wet op Arbeidsverhoudinge (“WAV”) omskryf progressiewe dissipline soos volg:

Maar, is die uitreik van ‘n skriftelike waarskuwing altyd die mees toepaslike vorm van progressiewe dissipline?

Wanneer is dit nie toepaslik nie?